Înregistrarea naşterii se face la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază s-a produs evenimentul, în baza declaraţiei verbale.

ACTE NECESARE ÎNREGISTRĂRII NAŞTERII

  1. Certificatul medical constatator al naşterii, întocmit pe formular tip;
  2. Actul de identitate al mamei şi/sau al declarantului, dacă naşterea nu este declarată de mamă;
  3. Certificatul de căsătorie al părinţilor copilului, în original şi în fotocopie, dacă sunt căsătoriţi, iar dacă aceştia poartă nume de familie diferit, declaraţia scrisă cu privire la numele pe care îl va dobândi copilul;
  4. Declaraţie de recunoaştere a copilului născut în afara căsătoriei, dată de către tată în faţa ofiţerului de stare civilă care înregistrează naşterea sau la notarul public, din care să rezulte şi numele de familie pe care il dobândeşte copilul, la care se anexează consimţământul mamei; în cazul tatălui minor acesta este asistat de reprezentantul legal

În situaţia în care unul dintre părinţi sau ambii părinţi sunt cetăţeni străini mai sunt necesare următoarele documente:

  • Paşaportul părintelui cetăţean străin/părinţilor cetăţeni străini, respectiv actul de identitate pentru cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene, în original ţi în fotocopie şi traducerea legalizată a filei care conţine datele de identificare;
  • Certificatul de căsătorie al părinţilor copilului şi traducerea legalizată a acestuia, dacă părinţii sunt căsătorişi; originalul certificatului şi traducerea acestuia vor fi apostilate/supralegalizate.

În situaţia în care ambii părinţi au vârsta sub 14 ani mai sunt necesare următoarele documente:

  • Certificatul de naştere al mamei şi actul de identitate al declarantului, dacă declararea naşterii nu este făcută de mamă;
  • Actul de identitate al reprezentantului legal al unuia dintre părinţii copilului.

În cazul în care căsătoria părinţilor a fost încheiată în străinătate şi nu a fost transcrisă/înscrisă în registrele de stare civilă române, se procedează la transcrierea/înscrierea în regim de urgenţă a certificatelor de stare civilă emise de autorităţile străine în registrele de stare civilă române; naşterea copilului de înregistrează după transcrierea/înscrierea căsătoriei părinţilor.

În cazul în care părinţii poartă nume de familie diferite sau există neconcordanţă între prenumele copilului trecut în certificatul medical constatator al naşterii şi cel declarat, înregistrarea naşterii se face în baza declaraţiei scrise, semnată de ambii părinţi, din care să rezulte numele de familie şi prenumele copilului.

Termenul pentru declararea şi înregistrarea naşterii copilului este:

  1. 30 zile de la data naşterii, pentru copilul născut viu şi aflat în viaţă;
  2. 3 zile de la data naşterii, pentru copilul născut mort;
  3. 4 ore de la data decesului, pentru copilul născut viu, dar decedat înăuntrul termenului de 15 zile.;
  4. 30 de zile pentru copilul cu vârsta de până la un an, găsit sau părăsit de mamă în maternitate/unităţi sanitare.

Dacă declaraţia a fost făcută după expirarea termenelor prevăzute de lege, dar înăuntrul unui an de la data naşterii, înregistrarea naşterii se face cu aprobarea primarului, respectiv a şefului misiunii diplomatice sau al oficiului consular de carieră şi se va menţiona motivul întârzierii.

Dacă declaraţia a fost făcută după trecerea unui an de la data naşterii, actul de naştere se întocmeşte în baza hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile, privind încuviinţarea înregistrării tardive, care trebuie să conţină toate datele necesare înregistrării.

Situaţii particulare:

A. În situaţia în care unul dintre părinţi sau ambii sunt cetăţeni străini, sunt necesare documentele enumerate anterior, precum şi următoarele:

  • Paşaportul părintelui cetăţean străin/părinţilor cetăţeni străini, respectiv actul de identitate pentru cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene, în original şi în fotocopie, şi traducerea legalizată a filei care conţine datele de identificare;
  • Certificatul de căsătorie al părintilor copilului şi traducerea legalizată a acestuia, dacă parintii sunt căsătoriţi; dacă se înregistrează naşterea unui copil din afara căsătoriei, este necesar să se prezinte certificatul de naştere al mamei în original împreună cu traducerea legalizată.

Originalul certificatului de căsătorie, reaspectiv de naştere al mamei eliberate de autorităţile străine şi traducerile acestora (dacă nu sunt făcute în România) trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

  • Documentele eliberate de institutii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din
    05.10.1961 se apostilează;
  • Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
  • Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 162 din Legea nr. 105/1992, cu completările ulterioare.

Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau misiunea diplomatică a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24;

  • În cazul în care căsătoria parintilor a fost încheiată în străinătate şi nu a fost transcrisă/înscrisă în registrele de stare civilă române, se procedează la transcrierea/înscrierea certificatelor în registrele de stare civilă române; nasterea copilului se înregistrează după transcrierea/înscrierea căsătoriei părinţilor;
  • Dacă părinţii nu se înţeleg cu privire la numele de familie şi prenumele copilului, instanşa de tutelă stabileşte numele de familie şi/sau prenumele, după caz.

B. Înregistrarea tardivă a naşterii. Dacă declaraţia de naştere a fost făcută după trecerea unui an de la data naşterii, actul de naştere se întocmeşte în baza hotărârii judecătoreşti, definitive şi irevocabile privind încuviinţarea înregistrării tardive, care trebuie să conţină toate datele necesare înregistrării.

C. Înregistrarea adopţiei. Competenţa aparţine structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau, după caz, ofiţerului de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază se află domiciliul adoptatului sau a sediului instituţiei de ocrotire în îngrijirea căreia se găseşte adoptatul. Dacă adoptatul este cetăţean român cu domiciliul în străinătate, noul act de naştere se va întocmi de către Direcţia de Stare Civilă a Sectorului 1.

Actele necesare: sentinţa judecătorească, în copie legalizată de către instanţa care a pronunţat-o, definitivă, certificatul de naştere în original al adoptatului, certificatul de căsătorie al adoptatorilor, în original şi fotocopie, actele de identitate, în original şi fotocopie (adoptatori şi adoptat, dacă este cazul).

D. Înregistrarea adopţiei încuviinţată în străinătate.

Acte necesare: sentinţa de recunoaştere de către tribunalul competent a sentinţei de încuviinţare a adopţiei din străinătate, conform prevederilor art. 166 şi 170 din Legea nr. 105/1992; sentinţa de adopţiei în original, împreună cu traducerea legalizată, certificatul de naştere în original al adoptatului şi, după caz, certificatul de căsătorie şi certificatele de naştere ale copiilor, certificatul de căsătorie al adoptatorilor, tradus şi legalizat, dacă este cazul, precum şi actul de identitate al adoptatului. Cererea pentru întocmirea noului act de naştere se poate depune personal sau prin împuternicit cu procură specială.

Sentinţa de adopţie prezentată în original, traducerea legalizată, dacă nu este făcută în România, precum şi procura specială, dacă este dată în străinătate, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

Documentele eliberate de institutii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 se apostilează;

Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate; Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 162 din Legea nr. 105/1992, cu completările ulterioare.